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ご心配をお掛けしました +++

2010年10月02日 16:10

はじめまして、代表の才川です。


本日は冒頭からお詫びです。


私はあまり「今夜のおかずからハッキングまでをカバーする」某巨大掲示板を
日常的にチェックしていないアナログ人間なんですが、
当イベントにご参加頂いたサークル様に、宣伝メールが届いている、という
書き込みがあったそうで、それをきっかけに、100件以上のお問い合わせを頂戴しました。


当イベントにご参加の皆様には、当イベントの名前が出て、ご不安なお気持ちに
させてしまったこと、お騒がせ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。



お恥ずかしながら当イベントは知名度が低く、今まで苦情のメールなどは
受けたことがない、未熟な主催でした。
しかし、今回も殆どの方が、当イベントの管理体制に問題がないか、というお問い合わせや
応援のメールでございまして、素晴らしい方々に囲まれて、幸せだと感じました。

本当にありがとうござます。



少し当イベントの管理体制について書きます。


当イベントはWEB申込みと、郵送申込みがございます。

WEB申込みで頂いた情報は、すぐに私のローカルにコピーをしてWEB上から削除してしまいます。
個人情報はエクセルで一覧化して管理し、家族や来客やスタッフに見られることがないように
パスワードをかけてあります。

郵送申込みは、郵送担当が郵便局から回収後、内容を私に送信します。
そのデータもすぐWEB上から削除し、同じようにエクセルで管理しております。
封筒は情報の宝庫ですから、なくさないようにしっかり管理しておりますし、
誰にも見せることはありません。


当イベントの参加規約には「皆様から頂いた個人情報は、
次回イベントにご参加がなかった時点で、適切に破棄します」とあります。

なので、一通目にご参加頂いた方の情報は、このブログにも書きましたが、
二通目のサークル締切の後、完全に私のローカルから削除し、封筒もシュレッダーにかけ、
イベント当日に持って行った皆様の情報一覧のコピーもシュレッダーへかけました。

メールも個人情報です。
こちらも拝見したらすぐにデータベース化し、WEB上から削除します。
しかも残すのはメール内容のみで、皆様がフォームに書いてくださったメールアドレスや、
個人住所は、削除してしまいます。

こういった蓄積情報がなんらかのトラブルで流出してしまうことが怖いからです。


今回100件以上頂いたお問い合わせメールも、メールアドレスを残して下さった方には
全てご返信させていただきました。
そちらも同じ対応になっております。

また、いかなる場合も、一般の方へ、返信以外は、なんらかのご連絡を送ることはありません。
サークル様にも、皆様への一斉メール以外は、不備がなければ余計なメールは送りません。


最後に、当HPからのサークル発表のページは、今後、どうしていくか検討中です。
安全のためにHPアドレスは公開しないほうがいい、という意見も多く寄せられました。
それもごもっともだと思います。

また、メールアドレスを自分のHPに載せているのはサークルの自己責任。
アドレスの公開も、「公開・非公開」が選べる訳だから、リスクを考えないで
公開を選んでいるサークルが悪いのだから、主催の責任ではない、というご意見もありました。

それもごもっともかと存じますが、主催にももう少しリスク説明が必要だったと反省しています。


当イベントはメール等で、サークルさんの情報を他人に教えたり致しません、
サークルさん同士の隣接希望も、不備で片方が希望の連絡をしてきていない場合は、
「隣接希望がきています」と、連絡を入れるのは私です。
その際問い合わせサークル様に、隣接希望が来ているサークルさん本名などを、
うかつに書くようなこともございません。


これから次回イベントまでの間に、何度か企画ものを発表していく予定です。
何か情報管理関係でご不安なことがございましたら、お手数ですがお問い合わせください。


今後とも当委員会を宜しくお願い致します。

mixi、Twitter(@bokugakimino)も稼働中!!

お問い合わせはHPのメールフォームからお気軽にどうぞ!!
アドレスは、bokugakimino★yahoo.co.jpです。(★→@)
何卒よろしくお願い致します。


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